Les entreprises organisent beaucoup de réunions, parfois elles ne sont pas vraiment nécessaires. Avez-vous déjà eu l’impression d’avoir perdu votre temps en réunion ?

Voici quelques conseils pour vous aider à rendre les réunions plus efficaces.

1.    Se réunir pour la bonne raison

Certaines réunions sont inutiles car elles ne sont pas organisées pour la bonne raison. Si vous voulez organiser une réunion, vous devez commencer par vous demander si cette réunion représente une valeur ajoutée pour le projet sur lequel vous travaillez à ce moment précis. Il existe peut-être de meilleures solutions. Si quelqu’un vous invite à une réunion et que vous ne savez pas si vous pouvez y contribuer utilement, demandez s’il est vraiment nécessaire que vous soyez présent.

2.    Définissez une structure claire

Les réunions doivent reposer sur une structure claire. Tant les objectifs que les résultats attendus de la réunion doivent être clairs à l’avance. L’objectif doit être clair pour tous les participants afin que chacun reste dans le sujet. La personne en charge de la réunion doit garder son objectif en vue et essayer de ne pas s’écarter du sujet.

3.    Envoyez l’ordre du jour

Il est important d’établir un ordre du jour clair, afin de s’assurer que la réunion reste sur la bonne voie. Envoyez l’ordre du jour à tous les participants, afin qu’ils sachent exactement quel sera le sujet de la réunion.

4.    Réalisez une présentation PowerPoint

Si plusieurs sujets sont abordés et que les participants ont besoin de beaucoup d’informations de base pour pouvoir suivre, réalisez une présentation PowerPoint simple contenant les points essentiels. Si vous participez à une réunion, suivez les diapositives à l’écran et essayez de les comprendre.

5.    Rédigez le procès-verbal

Assurez-vous que quelqu’un rédige le procès-verbal de la réunion. Il est intéressant pour tous les participants de rédiger un rapport écrit de ce qui a été discuté et décidé après la réunion. Ainsi, tout est clair pour tout le monde et il ne peut y avoir aucune confusion quant au résultat de la réunion. Vous avez participé à une réunion ? Assurez-vous de lire attentivement le procès-verbal que vous recevez.

6.    Ne vous éternisez pas

Respectez l’heure et ne laissez pas la réunion s’éterniser inutilement. Si vous parvenez à une conclusion dans les 5 premières minutes, clôturez simplement la réunion. Si la réunion se prolonge, prévoyez des pauses régulières, car chacun reviendra à la réunion avec plus de concentration.

7.    Prévoyez du temps pour les questions

Les décisions prises doivent être claires pour tout le monde et chacun doit donc avoir la possibilité de poser des questions. Si vous participez à une réunion, n’hésitez pas à poser vos questions, même si cela implique d’interrompre la réunion.