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Responsable Administratif & Corporate (H/F)

FIDUCIAIRE BENOY KARTHEISER SC
Localisation:
Luxembourg
Salaire:
non communiqué
Dernière mise à jour:
dimanche 18 octobre 2026
Type de contrat:
CDI
Temps de travail:
Temps plein
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Description de poste

Pour compte d’un de nos clients

Assistant(e) Executive & Responsable Administratif (H/F)

Contexte

Deux sociétés d'investissement luxembourgeoises contrôlent un groupe franco-luxembourgeois actif dans les secteurs de l'éducation, de la cosmétique, de l'industrie et de l'investissement.

Dans le cadre de leur développement au Luxembourg, elles créent un poste d’Assistant(e) Executive & Responsable Administratif. En lien direct avec les dirigeants et les conseils externes (cabinet comptable, avocats, banques, notaires, etc.), vous assurez leur bon fonctionnement administratif, la coordination de leur gouvernance, le pilotage des prestataires et l’assistanat de haut niveau aux dirigeants.

 

1. Assistant(e) Executive des dirigeants

  • Gestion proactive des agendas et arbitrage des priorités.
  • Organisation des déplacements et des réunions.
  • Préparation des dossiers de travail, notes, présentations et courriers.
  • Tenue et enrichissement du carnet d'adresses et des contacts stratégiques.
  • Filtrage et priorisation des sollicitations.
  • Coordination des interlocuteurs internes et externes et anticipation des besoins.

 

2. Secrétariat corporate

  • Organisation des réunions du Conseil de Gérance et des assemblées (calendrier, convocations, dossiers, logistique).
  • Rédaction des procès-verbaux, résolutions et suivi des plans d'action.
  • Organisation des signatures, pouvoirs et documents sociaux.
  • Tenue du corporate book et archivage des documents juridiques.
  • Coordination avec les avocats, gérants et prestataires.
  • Suivi des formalités légales en lien avec les conseils externes.

 

3. Coordination administrative, comptable et financière

  • Interlocuteur privilégié du cabinet comptable.
  • Collecte, contrôle et transmission des pièces comptables.
  • Préparation des éléments nécessaires aux clôtures et aux comptes annuels.
  • Préparation des paiements, suivi des factures, notes de frais et échéances.
  • Gestion administrative de la facturation et des conventions intragroupe.
  • Relations bancaires : KYC, mandats, ouvertures de comptes et documentation.
  • Préparation des dossiers demandés par les experts-comptables, et conseils.

 

4. Administration des holdings et coordination du groupe

  • Gestion documentaire des holdings.
  • Suivi des contrats, assurances, abonnements et fournisseurs.
  • Gestion du bureau et des prestataires.
  • Suivi administratif des participations et des opérations d'investissement.
  • Coordination avec les directions administratives et financières des filiales.
  • Organisation de l'archivage physique et électronique.

 

Profil recherché

  • Formation supérieure en assistanat, gestion, administration, droit ou comptabilité.
  • Au moins trois années d'expérience en assistanat de direction, office management, corporate administration ou environnement fiduciaire/family office.
  • Bonne compréhension de l'environnement corporate luxembourgeois.
  • Excellentes capacités d'organisation, de rédaction, d'anticipation et grande discrétion.
  • Français courant et anglais professionnel (B2 minimum).

 

Conditions

  • CDI de droit luxembourgeois.
  • Rémunération selon expérience (ordre de grandeur : 50 k€ + bonus).
  • Poste basé à Luxembourg-Ville. Télétravail possible mais présence au siège souhaitée notamment lors des réunions de gouvernance et de la présence des dirigeants.
  • Le périmètre du poste évoluera avec le développement des holdings.

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Comptabilité / Finance , Droit , Secrétariat / Administration / Bureau
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Luxembourg

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